海外駐在中って、現地スタッフとの会議、日本本社からの緊急連絡、取引先からの急な依頼など、複数のタスクが同時に舞い込んできますよね。言語の壁もある中で、効率よく仕事をこなすのは至難の業。でも安心してください。ベトナム駐在3年半で身につけた「忍者級マルチタスク術」をお教えします。この記事を読めば、海外でも冷静に複数業務を処理できるようになり、現地での評価もグッと上がりますよ。
■1 海外駐在員がハマる「マルチタスクの落とし穴」
- 緊急度の判断が母国語と異なる環境で困難
- 文化の違いで優先順位が混乱しがち
- 時差による本社対応で集中力が途切れる
- 現地語での会話中に英語メールが来て頭がパニック
ベトナム駐在1年目の私は、まさにこの落とし穴にハマりまくっていました。ある日、重要な契約書の英語翻訳をしている最中に、現地マネージャーからベトナム語で緊急の電話が。慌てて電話に出ると、今度は日本の上司からSlackで「今すぐ電話したい」のメッセージ。
【もう頭の中がぐちゃぐちゃ！】翻訳は中途半端、現地の件は聞き漏らし、日本への報告も後回し。結果、3つ全てが中途半端になって、現地スタッフからは「Anh có vấn đề gì không?（何か問題でもあるんですか？）」と心配される始末でした。
一つずつ丁寧に処理する「シングルタスク思考」を海外でも貫き通すことが、実は最短ルートなんです。
■2 「信頼できるキャプチャーツール」が海外駐在員の救世主
- 頭の中の情報を即座に外部化する仕組みを作る
- アプリ、ノート、受信箱など何でもOK
- 重要なのは「必ず後で見返す」という自分との約束
- 母国語・現地語・英語が混在しても一元管理
私の転機となったのは、駐在2年目にGTD（Getting Things Done）手法を学んだことでした。シンプルなスマホアプリ「Todoist」を導入し、とにかく何でも放り込むルールを作りました。
ある忙しい月曜日のこと。朝一番でベトナム人CFOと予算会議をしている最中に、日本から「今期売上の速報が欲しい」とLINE通知。会議を中断せず、手元のスマホでサッと「日本売上速報作成 – 14時まで」とメモ。
続いて会議中に現地営業から「新規顧客Aの件、午後イチで相談したい」とメッセージ。これも即座に「営業相談 – 新規顧客A対応検討」とキャプチャー。
【おお、頭がスッキリ！】CFOとの会議に100%集中でき、彼からも「Hôm nay anh tập trung quá!（今日はとても集中していますね！）」と褒められました。会議後は、キャプチャーした項目を順番に処理するだけ。
一つの場所に全て集めることで、タスクを忘れる不安から解放され、目の前のことに全集中できるようになります。
■3 海外特有の「言語切り替えストレス」を軽減する工夫
- キャプチャー時は母国語でOK（速度重視）
- 緊急度を色分けや記号で視覚化
- 相手の国籍・言語も一緒にメモ
- 処理時間の見積もりも併記
言語の壁がある海外駐在では、「どの言語で考えるか」も重要なポイントです。私は最初、全て英語でメモを取ろうとして、キャプチャー自体に時間がかかっていました。
ある日の午後、ベトナム語での電話対応中に重要なポイントを英語でメモしようとして、結局両方とも中途半端に。相手に「Xin lỗi, anh có thể lặp lại được không?（すみません、もう一度言っていただけますか？）」と何度も聞き返す羽目に。
【これじゃダメだ！】と気づいて、キャプチャーは全て日本語に統一。「ベトナム工場長 – 来月設備投資の件 – 金曜までに回答」のように、誰が何を求めているかを日本語で素早くメモ。処理する段になって、必要に応じて適切な言語で対応する流れに変更しました。
キャプチャーは速度重視、処理は品質重視。この使い分けが海外駐在での効率を大きく左右します。
語学ワンポイント: ベトナム語で「忙しい」は「bận」（バン）。現地スタッフに「Tôi đang bận」（今忙しいです）と伝えれば、急ぎでない用件は後回しにしてくれます。ただし、必ず「Tôi sẽ trả lời sau」（後でお返事します）と一言添えるのがベトナム流の礼儀です。
■4 「クリーンエッジ」で次のタスクに100%切り替える技術
- 一つのタスクを完全に手放してから次へ
- 中断時は必ず「どこまで進んだか」をメモ
- 復帰時のための「文脈情報」を残す
- 頭の中に前のタスクを引きずらない仕組み作り
海外駐在で一番難しいのが、この「完全な切り替え」かもしれません。文化や言語が異なる環境では、一つのタスクの余韻を引きずりやすいんです。
印象的だったのは、ベトナム人取引先との価格交渉を英語で行った直後に、日本本社との電話会議に参加した時のこと。頭の中で「彼らの提案価格は妥当だったかな…」と考えながら本社の話を聞いていたら、重要な決定事項を完全に聞き逃してしまいました。
【集中力が分散してる！】そこで、タスク間の切り替え時には必ず「クロージング・メモ」を書くルールを作成。「価格交渉 – 彼らの提案$50/個 – 金曜日までに回答 – 社内で$45を希望価格として検討必要」のように、そのタスクの現状と次のアクションを明文化してから、物理的にノートを閉じる、アプリを閉じる動作をします。
この「区切りの儀式」があることで、脳が前のタスクから完全に離れ、次のタスクに新鮮な状態で臨めるようになりました。
タスクとタスクの間に「クリーンエッジ」を作ることで、マルチタスクが「複数のシングルタスクの連続」に変わります。
■5 ベトナム駐在で実証済み！週次レビューの威力
- 毎週金曜17時に必ずキャプチャーリストを確認
- 完了したタスクを振り返って自信をつける
- 来週の重要タスクを先に特定
- 日本・現地・第三国案件のバランスをチェック
最後に、このマルチタスク術を持続させる秘訣をお伝えします。それは「週次レビュー」です。どんなに忙しくても、毎週金曜日の17時からの30分は絶対に確保していました。
ベトナム駐在最後の年、特に忙しかった月のレビューで驚愕の事実が判明。なんと一週間で47個のタスクを処理していたんです。日本本社への報告書3本、現地スタッフとの面談5回、取引先との交渉2件、新規事業の市場調査1件、緊急トラブル対応4件…。
【こんなにやってたのか！】客観的に振り返ると、自分の処理能力に驚きました。そして同時に、キャプチャーツールなしでは絶対に不可能だったことも実感。
週次レビューでは、「今週よくやった自分」を褒めることも忘れずに。海外駐在は孤独になりがちですが、自分で自分を認めることで、モチベーションを維持できます。
定期的な振り返りが、マルチタスク術を「一時的なテクニック」から「一生モノのスキル」に変えてくれます。
まとめ & 次はあなたの番！
海外駐在でのマルチタスクは「忍者のように瞬時に切り替える」のではなく、「信頼できるシステムを作って、一つずつ丁寧に処理する」のが正解です。キャプチャーツール、クリーンエッジ、週次レビューの3つの仕組みで、あなたも現地で「仕事のできる駐在員」として評価されること間違いなし。
あなたの海外勤務先では、どんなマルチタスクの悩みがありますか？ぜひコメントで教えてください。また、この記事が役に立ったら、同じように海外で頑張っている仲間にもシェアしてくださいね。一緒に海外駐在ライフを充実させましょう！
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