3年半の海外勤務、そして今までの仕事のテクニックを今日ここにまとめておきたいと思います。
■１．生産性向上テクニック
- タスクに優先順位をつける
- 朝2時間はメール見ない
- マルチタスクをしない
生産性向上に必要なのはとにかく重要なタスクに時間をかけること。しかも集中的に行うということ。これにつきます。そしてこのために重要なことが重要なタスクが何かを把握すること。そしてそのタスクを朝に行うということ。朝にやるのは電話等邪魔が入る率が少ないこと、そして、その結果、マルチタスクをやらずにすむのがメリット。
最近は電話で仕事の邪魔されるような場面も減りました。緊急の用事は仕方ありませんが、いい流れになってきました。せっかくメールで相手が送ってきているのです。それはつまり緊急ではありません。朝、処理したくなる気持ちはわかりますが、まずは自分が決めた重要事項を朝一はやりましょう。
海外勤務は、時差の都合もあり朝きたらメールがたんまり、、、ということもよくあることです。だけどだからこそ、こうしたルール付けが重要です。
■２．タイムマネジメント術
- グーグルカレンダー
- 会議時間厳守
- やらない
タイムマネジメントに役立つのが Google カレンダー 。私は iPhone とパソコンでGoogleカレンダーを使っています。メール処理において1分か2分で返信可能なものは、その場で対応しますが、そうでないものは ちゃっちゃと Google カレンダーに予定を入れて、後でこなすようにします。
チームで作業する場合はやはり会議はつきものだと思います。私の会議のポイントは開始時間を必ずまもる、ということ。私は自分主催の会議は、遅刻者を1秒も待ちません。待たずに時間通り始めます。そうすることで参加者はある程度の緊張感を持って参加するようになりまし、私が時間を大切にしていることが伝わります。
最後にタイムマネジメントで重要なことですが、そもそもの予定、つまり仕事が本当に必要なことか見極めるということ。とはいえ、会社員であれば、なかなか自分の一存では辞めれないことも多いかもしれませんが、何か事あるごとに意見として発信することをお勧めします。最近あったことですが、毎月のようにある社内アンケートがあまりにも負担だったので、改善案とともに意見したら、そのあと改善されていました。皆、納得すれば、応じてくれるものです。会社単位で時間が節約できれば、人数分レバレッジが利くのでお勧めです。
■３．海外の仕事のコツ
- 英文資料は割り切って機械翻訳
- 英語に限らず現地語も併用
- 仕事以外のつきあい
海外で3年間仕事をしていて分かったことが一つあります。それはどんなに勉強していても英文を読むよりは日本語で読む方が100倍、、、とは言いませんが2、3倍は早いということです。もちろん英語にたけた方はそんなことないという方もいるかもしれませんが少なくとも私の場合は長文の PDF 資料などで10ページ以上あるようなものはまずは英語を日本語にGoogle 翻訳などといったアプリケーションで資料ごと全部日本語に訳してもらってそれを日本語でざっと読む方が早かったです。
賛否両論はあるかもしれませんが英語で10ページ以上の資料を読み込むのにかかる時間と労力そしてつかみ取る正確性を考えたら機械翻訳で、さっさと、読んでしまった方が、けっこう大枠のポイントはつかめますし、重要そうな部分だけ英語に戻ってチェックするという作業で9割方正しい内容がつかめると考えてます。ベトナムの場合はベトナム語資料というのも結構あって大変ですが、同様に機械翻訳してしまえば結構大枠で内容はつかめるものです。
ぜひ割り切って機械翻訳をどんどん使ってみると良いと思います。ちなみに私は Google 翻訳とDEEP L を使ってます。ただ注意点は企業内部の漏らしてはいけないような数字の情報をなど入った資料は安易に機械翻訳にかけない方がいいと思います。私も基本的には内容を吟味して情報漏洩につながるような資料は機械翻訳は避けるようにしています。
あとコミュニケーションという意味では英語に限らず現地語も併用すると伝わりやすいということもあります。ベトナムの場合ベトナム語を使うことになるのですが片言でもベトナム語を差し挟むとベトナム人の方にとっては好評で印象も良くなりコミュニケーションもスムーズになっていきます。日本語でも外国人の方で日本語喋るような人の言葉は、みんなクスクス笑いながら好意的に外国人のなんちゃって日本語を受け入れると思いますが、同じことです。現地語を話すと好意的に現地の方は受け取ってくれるますので、時々でいいので現地語も併用するとコミュニケーションはうまくいきます。
あと最後に、仕事以外の付き合いということで私の場合はサッカーが中心になるのですが、例えば一緒に働いてる協力会社のスタッフをなどとサッカーをするとサッカーだけはうまいという人間が必ずいます。普段、仕事上は全く接点がないようなスタッフとでも、サッカーがうまいというだけで一緒にプレーして、その結果仲良くなる、ということができます。まさに、その結果、仕事がうまく回りだすということも経験しました。わたしが、英語だけが言葉でなく、「サッカー」というスポーツもある意味、「言葉」になる、と気づいた経験でした。
ということで仕事も重要ですが仕事以外でも自分の得意なことがあればそれを全面に出して現地の方とコミュニケーションをとっていくのがおすすめです。
■４．プレゼン コツ
- パワポ：１ページ、短文、３分
- 目を見る意識
- 相互コミュニケーション
海外に来たことで何かとプレゼンをする機会が増えました。車内はもちろんですが卒業した学校などたくさんの機会をいただきましたそこで学んだことがいくつかありますので、ここでまとめておきます。
まず一つ目はパワポについては、『１ページ 3分』が目安というところです。またパワポ自体については最終的に私が結論として行き着いたのは簡単なコメントを一つだけ書くとか印象的な写真を1枚ポンと置くだけということです。 ふりかえると、結局、自分もそうなのですがオンラインミーティングでもそうですし、実際のリアルな場所での映し出される資料もそうなのですが、細かいことを書いても読みませんし、もしくは、読めません。
また、あまり細かいものを書いても、話を聞くことに集中してくれず、読むことに集中してしまう方がでてくるので、基本的には言いたいことを絞ってテーマだけを１文だけかく、もしくは言いたいことを表す、画像もしくは写真を1枚だけポンと置いておくことが、一番良いというのが私の結論です。
なので、現在の私は何かプレゼンをする機会をもらうと、パワポ1枚には印象的な文章を一つ、もしくは印象的な写真を1枚置くということをしています。また、現在ではそうして作ったパワポ１枚あたり、3分で話すというのをだいたい感覚として身につけたので、30分の講演ではパワポ資料を10枚。1時間なら20枚の資料を用意する、といったイメージで準備をしています。
あと2つ目のポイントで、「目を見る意識」というのはこれは特にオンラインミーティングで何か話す時に注意していることです。リアルな場所では、わたしはよく左右に歩いて皆の意識を私に行くように意識的に動いているのですが、オンラインだとなかなかそうも行きません。そこで私が注意しているのがパソコンのカメラを見て意識的に目が合うような場面を作るというところです。さらに応用編としてよく資料を画面共有することがあると思うんですが、意識的に共有してる画面を一旦切って、私の顔を映し出し、パソコンのカメラを見ながら、目を合わせる行為をして、また画面共有に戻るということも行っています。
3つ目の相互コミュニケーションというのはこれは主にオンラインになるのですが何かを問いかけて、答えてもらうということを意識的に行っています。質疑応答がまずは簡単な例ですが、それだと特定の人だけの参加となります。そこどえ、最近やっているのがリアルでアンケートに答えてもらうということです。
私が使っているのは Google フォーム。Google フォームで簡単なアンケートを準備しておいてオンラインの場合はそのアンケート URL をチャットに送って 即座に その場でアンケートに答えてもらうというところです。アンケート結果は Google フォームだとリアルタイムでグラフ化してくれるのでとても見やすく、また参加者にとっても参加している感があり、とても良いと私は思っています。海外に限らないことですが分かりやすくお互いに情報を共有するという行為がコミュニケーションの大前提だと思いますので、こうしたことをやっています。
■５．ビジネス英語上達法
- 勉強時間 3時間
- シャドウウィング
- 日記、興味あることの英作文
英語についてはとにかく時間をかけること。これは海外勤務3年で確信に変わりました。色々な方の英語勉強方法を見ていても結局は最低でも3時間程度の毎日の勉強が必要だというのが私の結論です。わたしは最近は朝1時間、夜2時間程度勉強しています。やはりそれくらいするようになってネイティブな音も聞こえるようになり、英会話もストレスなくできるようになってきました。
【しゃべれれば聞こえる】英会話はこれにつきます。だからシャドウィングがおすすめ。ネイティブの発音のまねをすることで音をマスターできます。マクドナルドはマクドナルドではなくマクドノーです。音で理解しないとぜったいに聞けるようにはなりません。
あとはアウトプット。これは日記もしくは独り言でいいので興味のあることについてしゃべってみることです。このブログでもマンチェスターシティに関する英会話などを例としてあげましたが、興味のあるものは読んでいてもすっと入ってくるものです。
いやぁ。。。おもえばこの３年でたくさんのことをやりました。下記はやってきたことの一部です。
１．DMM英会話 ⇒ 週２回くらい、１年ちょっとやりました。ネイティブでなく第二外国語の先生中心にやりました。英会話に慣れるのに使用。話タイプの先生ばかり選びましたが、とにかくなれることが可能となりました。
２．レアジョブ英会話 ⇒こちらもやりました。こちらはテストがありどれだけアップしたかわかりました。３か月程度集中的にやったのですが、２段階くらいアップしました。ただ、DMM英会話もそうですが、リアルの会話には及ばないけど、リアルの会話が少ないなら役立ちます。
３．スマホで話せるAI英会話【スピークバディ】 ⇒ これは、英会話の瞬発力を鍛えるために、駐在はじめたころから２年間使ってました。AI相手なので気兼ねなくできる点がよく、中級から上級コースまで使いました。駐在２年たったころから、ネイティブのヒアリング力が欲しくなり、そちら向けの勉強に時間を向けるため、やめましたが一定の効果はあったかと思います。
