ベトナム駐在で学んだ！効率爆上げマルチタスク術【海外勤務の現実】

海外駐在って、日本とは比べ物にならないほど同時進行の仕事が多くて混乱していませんか？私もベトナム駐在3年半で痛感しました。でも今回紹介する5ステップ方式を身につけてから、現地スタッフからも「日本人は仕事が早い！」と言われるように。この記事を読めば、あなたも海外でのマルチタスクをマスターできます。

■1 なぜ海外駐在でマルチタスクが必須なのか

ベトナムに赴任した初月、私は完全にパニック状態でした。朝7時に本社からの緊急メール対応、9時から現地工場での品質会議、午後は新規取引先との商談、夕方には翌日のスケジュール調整…【もう頭がパンクしそう！】

特にベトナムでは「急に予定が変わる」ことが日常です。午前中に決まった会議が午後にキャンセルされ、代わりに別の緊急案件が舞い込む。日本のように「計画通り」は通用しません。

<学びまとめ> 海外駐在では予測不可能な状況に対応するマルチタスク能力が生死を分ける。

これは私がダナンの狭いオフィスで編み出した方法です。壁に大きなホワイトボードを設置し、付箋を色分けして貼っていました。現地スタッフのリンさんが「Mr. Rikisei のカラフルボード、とても分かりやすい！」と言ってくれたのが嬉しかった【視覚化って万国共通なんだ！】

特に赤の案件は、必ず30分以内に着手するルールを作りました。ベトナムでは「今すぐ」の感覚が日本以上にシビアで、対応が遅れると信頼関係に直結します。

<学びまとめ> 色分けで優先順位を視覚化すれば、混乱状態でも冷静な判断ができる。

語学ワンポイント: ベトナム語で「急いで」は「Nhanh lên!（ニャン・レン）」。現地スタッフとのコミュニケーションで頻出なので覚えておくと便利です！

日本なら30分で終わる資料作成も、ベトナムでは45分かかります。なぜなら途中でインターネットが切れたり、現地スタッフからの質問が入ったり、突然の雨でオフィスが停電したり…【まさかの連続でした！】

特に印象深いのは、重要なプレゼン当日の朝。準備万端だったのに、オフィスビル全体が停電。スマホのテザリング機能を使って、近くのカフェで最終調整することになりました。30分のバッファがあったから間に合いましたが、ヒヤヒヤものでした。

<学びまとめ> 海外では「想定外」が日常。時間見積もりには必ず余裕を持たせよう。

ベトナム駐在2年目、大型プロジェクトのマネージャーを任されました。同時に走る5つの案件を一人で回すのは不可能。そこで現地の優秀な翻訳スタッフのミンさんと、日本語が堪能なエンジニアのタンさんをチームに加えました。

さらに、法務関連は現地の法律事務所、会計処理は日系会計事務所と事前に契約。「困った時の駆け込み寺」を複数確保しておいたおかげで、【まさに神チーム結成！】というくらい効率よく進められました。

最近、日本で多様性が重要といわれますがまさにそれを実感した出来ことでした。

<学びまとめ> 一人で抱え込まず、信頼できるリソースネットワークを事前に構築せよ。

ベトナムは本当に「急」の文化です。でも全てに即座に反応していたら、重要な仕事が全く進みません。そこで午前8時〜10時は「聖域タイム」として、重要案件に集中することにしました。

この2時間で週の主要タスクの70%は片付きます。午後は緊急対応やミーティングに充てる。最初は現地スタッフから「午前中は連絡しづらい」と言われましたが、結果的に仕事の質が上がったので【Win-Winの関係！】になりました。

<学びまとめ> 集中時間の確保と緊急対応のバランスが、マルチタスク成功の鍵。

海外駐在でのマルチタスクは、優先順位の色分け、時間見積もりの現地化、リソースネットワーク構築、そして集中と柔軟性のバランスが成功の秘訣です。私もベトナムで試行錯誤しながら身につけました。

あなたは海外勤務でどんなマルチタスクに苦労していますか？ぜひコメントで教えてください。次回は「効果的なメール管理術」について書く予定です。この記事が役立ったら、ぜひSNSでシェアしてくださいね！